云办公管理平台小程序(手机移动管理端)

2019-04-17 11:39:35 访问量:328

物管王云办公管理平台是昆明汇笨科技有限公司在多年行业研究的基础上,结合当前企业管理多样化、移动化的特点,专门研发的一款全人员参与智慧型移动管理平台,为昆明汇笨科技有限公司独家版权所有。

利用微信公众号和微信小程序结合物管王物业综合管理系统(包租婆商业租赁管理系统)通过手机实现消息通知、公文审批、合同管理、报表查询、水电抄表、移动收费、来访登记、现场管理、保安巡检移动办公功能。

云办公管理平台小程序(手机移动管理端)

功能介绍

根据使用对象的不同职能,云办公管理平台可以划分为领导管理层、水电员工、维修人员、现场管理人员、设备维护人员等,不同的人员通过岗位权限实现不同的操作功能。

管理层:管理人员可以通过平台了解资产的状况、合同执行的情况、当前已收费和欠费情况,还可以通过平台进行公文的在线审批,实现无纸化的办公管理。

水电员工:水电人员可以通过平台进行现场抄表,将水电表数据实时上传到系统中,只需要一次抄表,即可完成对水电表数据的计算和统计,减少抄表工作量、降低计算误差率。

维修人员:工程维修人员可以通过平台可以了解报修情况,还可以进行抢单,维修之前拍照记录损害状况,维修之后拍照记录维修结果,然后将维修前后的图片上传到系统存档。

现场管理人员:针对一些突发事件,在现场进行处理的人员可以记录现场处理的事件起因、参与人员、处理过程及事件的结果,并可上传图片存档。

设备维护人员:设备维护人员可以通过平台了解每个设备的基本信息以及位置,还可以查看和上传设备的图片。

 

公文审批

传统的企业办公模式,都是拿着纸质文件进行申请、盖章、等待等,例如费用报销,以前的模式都是报销人员拿着纸质文件来来回回地找领导进行审批,一个报销流程走下来往往浪费了大量的时间和精力,甚至为了找领导签名还会影响到员工对工作的投入,有时候领导不在公司或在外出差,不能够及时地进行审批,使一些比较紧急的文件得不到及时处理,对企业来说也是一种资源浪费。

针对这一种情况,我们利用多年的行业经验和技术手段开发的云办公管理平台,只需要费用报销人员在线填写申请报销的内容和上传相应的凭证或单据,即可自动进入提前设置好的审批流程,相关的审批人员会依次接到审批申请,进行审批及签名。即使审批人员不在公司不在电脑前面,也可以通过平台进行快速审批,极大地方便了审批操作。

申请人员还可以实时关注审批的进展情况和用时情况,既不耽误工作,又能够快速的进行流程审批。

使用物管王云办公管理平台进行流程审批的优势有:

(1)减少审批过程中时间和人员的损失,提高办公效率

(2)及时快速地进行审批,规范企业流程

(3)内部分享沟通便捷,降低工作成本

(4)移动审批,不受时间和空间限制,及时高效

(5)步入移动信息化时代,实现无纸化办公和协同化办公管理

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消息通知

传统的消息或信息通知方式是通过电话通知或者人员口口相传,相对成本比较高,对人力资源的使用也是一种损失,并且时效性也得不到保证。

通过物管王云办公管理平台,可以快速进行企业内部的会议通知、信息发布等各种类的通知和消息的发送,既降低了成本,又提高了信息和通知的快速性和准确性。

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住户查询

一般情况下,如果住户前来咨询或者管理人员需要查看某个住户的档案信息或者查询收费情况的时候,需要翻看各种报表、档案,非常不方便,也耽误宝贵的时间。

通过物管王云办公管理平台中的住户查询功能,可以快速地调取各个住户的档案信息、合同信息、收费项目及标准、收费情况、欠费情况等,不需要翻看任何报表,也不需要在电脑上操作,仅仅通过一部手机即可完成。

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通过物管王云办公管理平台还可以将住户的情况拍照存档,在巡查或者其他情况下,可以快速查阅之前的照片进行对比,在整个管理流程中起到“数据字典”的作用。

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合同到期

合同的管理对以一个企业来说是非常重要的,除了合同的签订以外,合同的续签和终止同样需要严格管理。

随着综合化多样性的发展,当前的物业管理已经不仅仅只是管理小区物业一方面,很多的物业管理中还带有商业租赁和商业运营管理,那么针对这些的管理就包括了合同管理。为了更好地管理,一般都需要在合同到期之前通知商户或住户办理相关的续签和终止合同的手续,一方面可以给住户商户足够的时间和精力办理手续,另一方面对于我们合同管理的严谨性来说也是十分必要的。

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物管王云办公管理平台可以提前30天(也可以按照每个人的管理权限自定义设置提前提示的时间)提示我们合同即将要到期的单元,以列表的形式统计汇总,还可以通过之前住户预留的电话直接联系,通知住户前来办理手续,简单易操作。

 

费用到期

当住户上一期的所交费用即将到期的时候,需要我们提前通知住户缴纳下一期的费用,以免耽误住户的正常使用。而在通知住户的时候,因为住户本能的反应,会采取拒绝的态度,有的时候还因为通知比较晚、住户错过缴费时间而遭受损失的情况。

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通过物管王云办公管理平台可以快速查询并统计费用即将到期的住户,并能够显示出住户所欠的给各项费用明细,然后通过电话或者手机短信的形式提前通知住户,让住户有所准备,这样一来通知快速而又不乏人情味,客户也比较容易接受。

 

欠费列表

收费,是一个企业运营管理中最重要的一个环节,没有费用的收取,企业就没有相应的经济能力和实力进行其他的管理。

对于收费,不管是收费人员,还是企业管理层和领导层,都想要时刻都能够掌握和了解实际的情况。通过物管王云办公管理平台,收费人员、管理者和领导者不仅可以实时了解资产的动态情况和合同的知情情况,还可以掌握住户的当前欠费情况,欠费列表模块中用列表的形式可以统计出当前欠费住户的每一项费用和金额,为费用的收取做好准备。

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水电抄表

传统的水电气表比较复杂,先是由水电气抄表人员去住户那里抄取水电气表本月的表数,回到公司后再通过人工或者Excel表格减去上个月的抄表度数,根据价格计算得出水电气表的用量和金额,比较费时费力,如果是一些特殊的阶梯型单价标准的表,计算量就更加多,数据也不够精确,常常会有住户和收费人员关于水电费用发生扯皮的现象,对企业形象造成不好的影响。

物管王云办公管理平台从模式上彻底颠覆传统模式,将水电抄表工作简洁化、轻松化。通过预先在系统中设置好每个住户的价格标准,特殊的阶梯型收费还可以单独设置。整个抄表流程也大大简化,抄表人员只需要在住户现场录入水电气表度数,系统就会自动根据上次表数计算得出使用数量,然后根据相应的价格标准生成费用金额,完全省去了数据处理和计算的过程,系统运用管理后台也会进行数据同步,住户查费、缴费,收费人员收款、打单,完全流程化运作,不需要人为因素介入。

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使用物管王云办公管理平台进行现场抄表,改变了以往传统的模式,既大大减轻了抄表用量和费用的计算过程量、降低计算误差率,又使抄表管理纳入正规化、流程化的管理。

 

 

现场收费

收费是企业最重要的一个目的,而收费的过程却是企业面临的一个比较大的困境。

随着当前社会经济的快速发展,生产经营和生活的压力也在逐渐增大。在管理过程中,收费难是收费人员最头疼的事情,住户不主动前来缴费、甚至不缴费一直推拖欠的现象一再发生,针对这一情况,物管王云办公管理平台的现场收费功能,可以进行现场收取费用。

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收费人员主动前往住户处,进行费用的收取,避免了住户借口没时间、没收到通知等忘记缴费和不交费用的情况。

 

临时收费

很多的管理工作中都会有一些临时性的收费情况,比如零食停车费、临时摊位费、罚款等等,而这一工作往往都是由收费人员采用手工记账的方式进行管理,这种方式以使不够规范化,二是会有漏洞的产生,比如未按照规定全部上交费用、上交费用与票据不符等情况,对收费管理工作带来不洗要的麻烦。

物管王云办公管理平台中的临时收费功能,可以实时地将收费日期、收费项目、收费金额、收费对象、备注情况以及相关的图片等数据上传到系统,每一笔费用都清清楚楚,消除手工记账数据不准确、不真实、数据容易丢失等不良现象,从根本上对临时收费进行规范化、数字化、信息化管理。

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报修工单

在物业管理工作中,报修管理可谓是物业管理的一项重要工作,报修管理的好坏决定着住户缴费的积极性,也对企业的生存和发展起着重要的影响。住户进行报修,肯定是希望能够得到第一时间的维护和处理,报修工作无小事,如果不能快速对报修事件进行处理,住户对物业管理工作就会不认可,甚至会产生对立的情况,这样对后期的物业收费工作就会非常不利。

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物管王云办公管理平台,通过和物管王系统的相互衔接,可以第一时间得到住户报修的事件,工程维修人员通过平台可以清楚地看到报修事件的住户、事件、报修事件、损害程度等,然后根据情况制定对应的维修预案,快速进入维修流程,减少住户等待的时间。维修完毕还可以对维修结果进行拍照存档,避免后期管理过程中住户可能出现的扯皮情况。

 

十一 装修工单

物业装修管理直接关系到物业的保值、增值,物业装修管理可以为住户创造一个优美、舒适的居住生活环境或者营业外部环境,使物业价值和使用功能得到极大的提高。

如果没有物业装修管理,住户可以随意进行装修,在梁、柱、楼板上打眼、开孔、拆除承重墙、破坏称重结构,擅自占用公用部位和设施,损坏公共设备,乱改水、电、气线路等,装修管理一塌糊涂,物业的价值马上贬值,住户对物业管理工作也失去信心。

物管王云办公管办理平台可以实时同步住户的装修申请工单,里面有详细的装修预案、装修时间等信息,巡查人员现场巡查或者审核时,可以作为参考对比,如有不符的情况,可以立马指出要求整改,确保装修管理工作的顺利实施。

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十二 设备列表

在日常的生产和生活中,设备的重要性不言而喻,大到生产设备,小到电梯、消防栓等,无一不在起着重要的做用,而设备管理工作,就是以设备为对象,应用一些列理论,通过一系列技术,对设备的规划、设计、采购、安装、维护保养、维修、改造、换新等进行科学化的管理,使设备能够发挥更大的使用价值。

物管王云办公管理平台,可以使设备维护人员快速了解设备的基本信息、分布位置和使用维护情况,为检修和维护提供信息化帮助。

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十三 现场管理

现场是企业生产运营活动发生的场所,是企业提升竞争能力的重要源泉。在现场我们不仅可以观察到生产活动过程中的各种不合理与浪费现象,还能够清晰了解现场发生的实际状况,获得第一手信息,进行及时地处理。

现场管理人员通过云办公管理平台可以记录现场(如违规摆摊、违规活动、突发事件)发生的时间、起因、参与人物、中间过程、处理结果等,针对一些需要拍照取证的情况,可以现场拍照上传系统进行存档,为后期事件的处理提供最有利的证据。

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